Quels documents conservés et combien de temps ?
La réglementation fiscale prévoit (article L. 102 B du livre des procédures fiscales) un délai général de conservations de 6 ans des livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication (voir notre fiche pratique « Le droit de communication”) d’enquête et de contrôle de l’administration, à compter de la date de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis.
Trois remarques doivent être formulées sur ces tableaux :
- concernant les factures et la documentation à conserver (durée format, etc) au titre de la piste d’audit fiable (voir sur ce point notre fiche pratique "La facturation en matière de TVA")
- le tableau indique les délais de conservations qui s’appliquent aux documents en fonction de réglementation spécifique (commercial, social). Ces délais ne sont pas applicables au droit fiscal. Pour la réglementation fiscale, c’est le délai de 6 ans qui est applicable, que la réglementation spécifique prévoit un délai plus court ou plus long
- lorsque le droit de reprise de l’administration fiscale est étendu au-delà des 6 ans (cas de certaines situations particulières (voir notre fiche pratique "Prescription et délais de reprise de l’administration fiscale), le contribuable doit conserver les documents permettant de justifier les écritures relatives aux exercices ouvert à contrôle. Pour rappel, les délais sont portés à 10 ans, en cas d'activité occulte : fraude fiscale, travail dissimulé, absence de déclaration, activité illicite...
S’agissant des entreprises ayant une activité commerciale ou industrielle, le droit de communication de l’administration fiscale s’applique (article L. 85 du livre des procédures fiscales). Vous pouvez retrouver la liste des documents suivants dans notre fiche pratique le droit de communication.
Sur quel format conserver les documents ?
Concernant les factures et la documentation à conserver (durée, format, etc.) au titre de la piste d’audit fiable (voir la fiche pratique « La facturation en matière de TVA »).
Cette procédure implique donc que l’entreprise ou la société soumise à un CFCI respecte les obligations qui s’imposent en matière de CFCI (obligations de conservation des données (format, durée) et soit à même de répondre à la demande de traitements.
Lorsque les documents soumis au droit de communication sont établis ou reçus sur support informatique, ils doivent être conservés sous cette forme pendant le délai de reprise de l’administration fiscale (voir notre fiche pratique « Prescription et délais de reprise de l’administration fiscale). En principe, ce délai est de 3 ans.
Au-delà, l’entreprise peut conserver son jusqu’à l’expiration du délai de 6 ans sous la forme souhaitée.