Le droit de communication
Le droit de communication est le droit reconnu à l'administration fiscale de prendre connaissance et, au besoin, copie de documents détenus par des tiers (entreprises privées, administrations, établissements et organismes divers, etc.) (article L. 85 du livre des procédures fiscales).
Les renseignements recueillis à cette occasion peuvent être utilisés pour le contrôle de tous impôts et taxes à la charge, soit de la personne physique ou morale auprès de laquelle ce droit a été exercé, soit de tiers à cette personne.
Il peut être utilisé dans le cadre de l'assistance technique internationale, dans les limites et selon les modalités prévues par les conventions entre États.
Le droit de communication s'exerce à l'initiative du service et permet à l'administration fiscale de prendre connaissance sur place, et éventuellement copie, des documents concernés.
L'expression « sur place » doit s'entendre, pour les entreprises, du siège de la direction et, plus généralement, des lieux où sont effectivement détenus les documents soumis au droit de communication.
Qui est compétent pour exercer le droit de communication ?
Le droit de communication peut être exercé par les agents des finances publiques et par les agents chargés du recouvrement des impôts, droits et taxes prévus par le code général des impôts.
Quels documents sont concernés par le droit de communication ?
Le droit de communication de l'administration fiscale s'applique aux documents suivants (article L. 85 du livre des procédures fiscales) :
les livres dont la tenue est prescrite par les articles L. 123-12 à L. 123-28 du code de commerce, c'est-à-dire :
le livre-journal qui doit enregistrer, opération par opération et jour par jour, les mouvements affectant le patrimoine de l'entreprise ;
le grand livre sur lequel les écritures du livre-journal doivent être portées et ventilées selon le plan de comptes du commerçant ;
le livre d'inventaire sur lequel sont regroupées les données d'inventaire (relevé de tous les éléments d'actif et de passif) et sont transcrits chaque année les comptes annuels.
tous les livres et documents annexes, pièces de recettes et de dépenses.
Les documents annexes comprennent les correspondances reçues et les copies de lettres envoyées.
Les livres et documents annexes doivent s'entendre de ceux qui ont une corrélation certaine avec les données de la comptabilité commerciale, sans distinguer s'ils sont ou non d'ordre strictement comptable.
Nous reproduisons dans le tableau ci-après les documents qui seraient couverts par cette « corrélation ».
Pièces civiles et commerciales :
| Type de document | Durée de conservation | Texte de référence |
|---|---|---|
| Contrat ou convention conclu dans le cadre d'une relation commerciale, correspondance commerciale | 5 ans | |
| Garantie pour les biens ou services fournis au consommateur | 2 ans | |
| Contrat conclu par voie électronique (à partir de 120 euros) | 10 ans à partir de la livraison ou de la prestation | |
| Titre de propriété / Contrat d'acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers | 30 ans | |
| Document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire...) | 5 ans | |
| Document de transport de marchandises | 5 ans | |
| Déclaration en douane | 3 ans | article 16 du règlement européen n°2913/92 du Conseil du 12 octobre 1992 |
| Police d'assurance | 2 ans à partir de la résiliation du contrat | |
| Document relatif à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle) | 5 ans à partir de la fin de la protection | |
| Dossier d'un avocat | 5 ans à partir de la fin du mandat |
Pièces comptables
| Type de document | Durée de conservation | Texte de référence |
|---|---|---|
| Statuts, traités de fusion et autres actes liés au fonctionnement de la société | 5 ans à compter de la radiation de la société au RCS | |
| Registre des procès-verbaux du conseil d'administration, du directoire, du conseil de surveillance et d'assemblées, de transfert et de mouvement de titres | 6 ans | |
| Rapports des gérants, du conseil d'administration ou de surveillance, du directoire, des commissaires aux comptes | 6 ans | |
| Feuilles de présence aux assemblées | 6 ans | |
| Livre-journal | 10 ans à partir de la clôture de l'exercice | |
| Grand livre | 10 ans à partir de la clôture de l'exercice | |
| Grands livres généraux et auxiliaires | 10 ans à partir de la clôture de l'exercice | |
| Journaux | 10 ans à partir de la clôture de l'exercice | |
| Bilans | 10 ans à partir de la clôture de l'exercice | |
| Compte de résultat et annexe | 10 ans à partir de la clôture de l'exercice | |
| Documents décrivant les procédures comptables |
| |
| Factures clients | 10 ans à partir de la clôture de l'exercice | |
| Factures fournisseurs | 10 ans à partir de la clôture de l'exercice | |
| Bons de commande | 10 ans à partir de la clôture de l'exercice | |
| Bons de réception et de livraison | 10 ans à partir de la clôture de l'exercice | |
| Documents bancaires | 10 ans à partir de la clôture de l'exercice |
Pièces fiscales :
| Type de document | Durée de conservation | Texte de référence |
|---|---|---|
| Impôt sur le revenu et sur les sociétés | 6 ans | article L. 102 B du livre des procédures fiscales |
| Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel | 6 ans | article L. 102 B du livre des procédures fiscales |
| Impôts sur les sociétés pour l'EIRL, des sociétés à responsabilité limitée (exploitations agricoles, sociétés d'exercice libéral) | 6 ans | article L. 102 B du livre des procédures fiscales |
| Impôts directs locaux (taxes foncières, contribution à l'audiovisuel public) | 6 ans | article L. 102 B du livre des procédures fiscales |
| Cotisation foncière des entreprises (CFE) et CVAE | 6 ans | article L. 102 B du livre des procédures fiscales |
| Taxes sur le chiffre d'affaires (TVA et taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxe sur les conventions d'assurance...) | 6 ans | article L. 102 B du livre des procédures fiscales |
Documents sur la gestion du personnel :
| Type de document | Durée de conservation | Texte de référence |
|---|---|---|
| Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique) | 5 ans | |
| Registre unique du personnel | 5 ans à partir du départ du salarié | |
| Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires | 3 ans | article L. 244-3 du code de la sécurité sociale et article L. 169 A du livre des procédures fiscales |
| Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait | 3 ans | |
| Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d'astreinte et de leur compensation | 1 an | |
| Observation ou mise en demeure de l'inspection du travail | 5 ans | |
| Déclaration d'accident du travail auprès de la caisse primaire d'assurance maladie | 5 ans |
Sur quelle période sur laquelle le droit de communication peut être exécuté ?
Aucune disposition législative ou réglementaire ne définit la période sur laquelle le droit de communication peut être exercé. En fait, le droit de communication ayant pour finalité l'examen de situations fiscales ou le recouvrement de l'impôt, la période sur laquelle il porte coïncide généralement :
avec celle sur laquelle s'exerce le droit de reprise de l'administration (voir notre fiche pratique "Prescription et délai de reprise de l’administration fiscale" ) ;
avec celle pendant laquelle le service peut exercer l'action en recouvrement.
Doit-on être averti de l’intention de l’administration fiscale de faire usage de son droit de communication ?
Aucune disposition législative ou réglementaire n'impose à l'administration l'obligation de prévenir de son intention d'user du droit de communication.
Toutefois, afin qu'aucun doute n'existe dans l’esprit de la personne - auprès de qui la demande de communication est exercée - sur la nature de l'intervention sur place dont ils sont l'objet, un avis de passage n° 3925-SD (CERFA n° 11870) est envoyé à cette personne.
En cas d'intervention inopinée, l'avis de passage est remis, dès le début des opérations, au redevable ou à son représentant qui en accuse réception sur la copie conservée par le service.
Et si l’entreprise ne répond pas à la demande de communication de l’administration fiscale ?
Le refus de communication des documents et renseignements demandés par l'administration dans l'exercice de son droit de communication ou tout comportement faisant obstacle à la communication entraîne l'application d'une amende de 5 000 euros.
Cette amende s'applique pour chaque demande, dès lors que tout ou partie des documents ou renseignements sollicités ne sont pas communiqués.
Une amende de même montant est applicable en cas d'absence de tenue de ces documents ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits (dans les délais de conservation de ces derniers (voir notre fiche pratique "Conservation des documents).
