Le fichier des écritures comptables
Qu’est que le fichier des écritures comptables ?
Le FEC est un fichier, en principe unique, regroupant, pour un exercice, l'ensemble des écritures comptables (retracées dans les journaux) numérotées par ordre chronologique de saisie.
Le FEC regroupe toutes les écritures non agrégées (sauf mesures d’application particulières) qui doivent être conformes au PCG 99 ou au plan comptable professionnel applicable.
La conformité du FEC à la nomenclature comptable française n'est toutefois pas exigée pour le numéro et le libellé de compte. Dans ce cas, il convient
soit de remettre au Service une table de correspondance avec les normes comptables françaises ;
soit de choisir de remettre un FEC après conversion aux normes comptables françaises applicables.
Les libellés des écritures comptables du fichier peuvent en langue étrangère, à condition d’être traduits par un traducteur juré.
Le FEC doit répondre à des normes techniques au regard notamment, du :
contenu ;
format fichier (csv, txt., XML) ;
support de remise CD- R/DVD-R, disque
Le FEC est une obligation mise à la charge des entreprises afin de permettre aux services de vérification de réaliser un contrôle fiscal dématérialisé.
Quelles entreprises sont soumises à l’obligation de détenir un FEC ?
Toutes les entreprises soumises à une obligation de présentation de documents comptables, qui tiennent leur comptabilité de façon informatisée et qui font l'objet d'une vérification de comptabilité, à savoir :
les entreprises et sociétés relevant de l’impôt sur les sociétés ;
les entreprises et sociétés entreprises relevant de l’impôt sur le revenu dans la catégorie des BIC, des BNC ou des BA.
L’administration admet cependant une dispense au profit des auto-entrepreneurs. Par ailleurs, les contribuables relevant du micro-BIC et du micro-BNC peuvent, à certaines conditions,remettre au vérificateur un FEC ne comportant qu’une récapitulation mensuelle des écritures comptables de recettes.
Les succursales d’entreprises étrangères qui sont imposables en France sont donc soumises à l’obligation de remise du FEC.
Sont également concernées les entreprises étrangères immatriculées à la TVA mais non établies en France, sauf en principe celles qui bénéficient du remboursement de TVA par la procédure dite de la 8ème ou 13ème Directive.
Quels éléments doit contenir le FEC ?
En principe, un fichier doit être remis par exercice soumis à contrôle. Néanmoins, si le volume de données est trop important pour constituer un seul fichier d'écritures comptables par exercice, le fichier peut, en accord avec le vérificateur, être remis de manière simultanée sur plusieurs supports.
Nous listons ci-après la liste des 18 champs d’information obligatoires que doit contenir un FEC :
| Information | Nom du champ | Type de champ |
|---|---|---|
| Code journal de l’écriture comptable | JournalCode | Alpahnumérique |
| Libellé journal de l’écriture comptable | JournalLib | Alphanumérique |
| Numéro sur une séquence continue de l’écriture comptable | EcritureNum | Alphanumérique |
| Date de comptabilisation de l’écriture comptable | EcritureDate | Date |
| Numéro de compte, dont les trois premiers caractères doivent correspondre à des chiffres respectant les normes du plan comptable français | CompteNum | Alphanumérique |
| Libellé de compte | CompteLib | Alphanumérique |
| Numéro de compte auxiliaire (à blanc si non utilisé) | CompAuxNum | Alphanumérique |
| Libellé de compte auxiliaire (à blanc si non utilisé) | CompAuxLib | Alphanumérique |
| Référence de la pièce justificative | PieceRef | Alphanumérique |
| Date de la pièce justificative | PieceDate | Date |
| Libellé de l’écriture comptable (identification littérale du motif de l’écriture comptable) | EcritureLib | Alphanumérique |
| Montant au débit | Débit | Numérique |
| Montant au crédit | Crédit | Numérique |
| Lettrage de l’écriture comptable (à blanc si non utilisé) | EcritureLet | Alphanumérique |
| Date de lettrage (à blanc si non utilisé) | DateLet | Date |
| Date de validation de l’écriture comptable | ValidDate | Date |
| Montant en devise (à blanc si non utilisé) | MontantDevise | Numérique |
| Identifiant de la devise (à blanc si non utilisé) | Idevise | Alphanumérique |
Présentation du FEC à l'administration fiscale
En cas de vérification de comptabilité, la copie des FEC correspondant aux exercices contrôlés et qui sont listés dans l'avis de vérification doivent être remis au service vérificateur. Il s'agit en général des trois derniers exercices clôturés (il existe des possibilités d’extension des vérifications de comptabilité des délais dans certains, voir notre fiche pratique Prescription et délai de reprise).
Les entreprises doivent être en capacité de remettre des FECs conformes dès le début du contrôle fiscal (deuxième rendez-vous).
FEC et contrôle URSSAF ?
Lors d’un contrôle Urssaf, le FEC est de plus en plus souvent demandé.
Le contrôleur URSSAF est-il en droit de faire une telle demande ?
La personne contrôlée n’est pas explicitement obligée par des textes législatifs ou réglementaires de remettre les FEC aux inspecteurs.
Toutefois, dès lors que les éléments relatifs à la comptabilité sont nécessaires aux contrôles, et que le contribuable tenant sa comptabilité est tenue au moyen de systèmes informatisés est obligé de disposer des FEC pour l’administration fiscale, il est en mesure de remettre des copies de ceux-ci aux inspecteurs du recouvrement.
Les contrôleurs peuvent faire l’analyse des documents en utilisant le matériel informatique de l'employeur si ce dernier l'accepte (article R.243-59-1 du code de la sécurité sociale).
L'employeur peut refuser à condition de le confirmer par écrit et de mettre à disposition du contrôleur les copies des documents, des données et des traitements nécessaires au contrôle, sur support informatique et selon les normes définies par l'inspecteur.
L'employeur peut également prendre en charge tout ou partie des traitements automatisés nécessaires aux opérations de contrôle. Si le cotisant refuse de communiquer les documents demandés, cela constitue une opposition à contrôle qui est sanctionnée, à ce jour pénalement (article L.243-11 code de la sécurité sociale).
Donc la personne contrôlée, dès lors que les fichiers existent, a l'obligation de remettre les FEC aux inspecteurs du recouvrement si ceux-ci les demandent.
Quels risques en cas d’absence de FEC ou de FEC non conforme?
Le défaut de remise de fichiers non conformes entraîne l'application d'une amende égale à 5 000 euros ou, en cas de rectification et si le montant est plus élevé, d'une majoration de 10% des droits mis à la charge du contribuable (article 1729 D, I du code général des impôts).
La sanction peut conduire rejet de comptabilité lorsque les irrégularités décelées ne permettent pas à l’administration d’apporter aux éléments comptables les corrections qu’elle estime nécessaires en vue de corriger le résultat imposable.
Dans les cas les plus graves, les dispositions relatives à l'opposition à contrôle fiscal peuvent être applicables, autorisant l’administration à évaluer d’office les bases d’imposition, sans recourir à la procédure de rectification contradictoire.
